文件存储/共享解决方案

从校园管理解决方案到基于云的存储和共享工具，文件类型——以及这些文件包含的数据——都很重要。 For instance, if you're working with Level 1 data, privacy and compliance requires that you 只有 use a secure storage and sharing solution. 以下是其他一些需要考虑的问题：

• 我的文件需要什么样的安全保护？ 它包含1级还是2级数据？
• 有多少张唱片？ （有500条2级数据记录的文件需要与1级数据处理相同）
• 我共享的文件有多大？
• 它需要长期备份吗？
• 我是否需要与大学以外的人共享文件？

使用什么工具？

Microsoft OneDrive is the recommended storage and sharing tool for most use cases, but 不 for Level 1 data.

下表根据数据类型概述了受支持的工具和流程。 Outside storage and sharing sources (such as Dropbox) which are 不 supported by campus should never be used.

数据安全工具

除了每个校园成员的尽职调查之外，我们云存储安全流程的重要组成部分是软件工具和内部审计，以保护敏感数据，支持合规性，帮助识别和减轻潜在风险，并减少或消除信息安全漏洞。

校园使用两种软件工具来识别储存在文件中的敏感数据，以确保妥善储存和使用：

• 微软的权限DLP (自动扫描)
• 身份仪/ Spirion (手动扫描)

微软的权限DLP

微软的自动数据保护工具有助于确保Microsoft 365 OneDrive和Teams中的文件不包含1级数据。

微软权限DLP是如何工作的

可以把它想象成“云文件存储的Roomba”，它可以做以下事情：

• 扫描您保存或尝试共享的1级/敏感数据文件
• 自动通知您，如果一个文件需要移动到 推荐的安全存储位置
• Automatically blocks sharing of a file by placing an "access to this item is blocked" or "contains sensitive information" 不ation next to the file name (you can 请求覆盖 if a file 不 containing Level 1 data has been flagged in error)

身份仪/ Spirion

Every University-managed workstation/device includes 身份仪 (also known as Spirion), a scanning software you manually run to locate any sensitive data saved locally on your device.

了解更多关于身份查找器

敏感数据盘点调查

An important part of supporting CSU and industry 数据隐私政策和标准 is educating and regularly evaluating campus-wide data security hygiene involving protected Level 1 and Level 2 data.

每两年一次，从每个校园部门中挑选管理者和/或员工完成敏感数据清单调查，以帮助记录他们的区域如何管理和存储包含敏感数据元素的记录，目标是为管理敏感数据提供一个重要的基线。

如何准备

1. 检查 数据分类和保护标准。
2. 把库存/文档
   无论是纸质还是电子，敏感的1级和2级数据可能以多种形式和位置存在。 It's helpful to create lists of these assets 在进行调查之前, answering these questions: "what data do we have, where it is located, and who has access to the data?" 在调查结束时，会有一个上传列表的提示。
3. 调查所涵盖的资料类别：
   Personally Identifiable Information (PII) including SSN numbers, DOB, or Drivers' License
   Private Key (digital certificate)
   心理咨询记录
   电子签署（不包括acrobatsign）
   国家和/或国际身份证件的形式
   密码或凭据
   信用卡或借记卡持卡人数据
   医疗保健信息
   执法信息
   员工/学生/校友/求职者/大学捐赠者信息
   大学研究
4. 预览调查问题。
   我们已经提前提供了调查问题，以帮助您准备。 为了提高效率，请考虑组织/合并您所在部门的每个逻辑业务单元的单一调查回复。 注意: 此调查可以委托给其他经理或支持人员为您的区域完成。

预览2025年敏感数据库存调查问题

以《2025年敏感数据清单调查》为例

得到支持

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